Resume Project Communication Management

Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan.

Di dalam Project Communication Management ini, ada 5 hal penting yang harus dilakukan oleh seorang Project Manager, diantaranya :

1. Identifikasi Stakeholder 
2. Rencana Komunikasi
3. Penyebaran Informasi
4. Mengelola Harapan Stakeholder
5. Laporan Kinerja 

1. Identifikasi stakeholder

Identifikasi Stakeholder adalah proses mengidentifikasi semua orang atau organisasi yang terkena dampak proyek, dan mendokumentasikan informasi yang relevan mengenai kepentingan mereka, keterlibatan, dan berdampak pada keberhasilan proyek.

Stakeholder proyek adalah orang dan organisasi seperti pelanggan, sponsor, organisasi pelaksana, dan masyarakat yang secara aktif terlibat dalam proyek, atau kepentingan yang mungkin positif atau negatif dipengaruhi oleh pelaksanaan atau penyelesaian proyek.

2. Rencana Komunikasi

Rencana Komunikasi adalah proses penentuan kebutuhan pemangku kepentingan informasi proyek dan mendefinisikan pendekatan komunikasi.

Rencana Proses Komunikasi merespon informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan, misalnya, yang membutuhkan informasi, kapan mereka akan membutuhkannya, bagaimana hal itu akan diberikan kepada mereka, dan oleh siapa yang akan memberikan.

3. Distribusi Komunikasi

Mendistribusikan informasi adalah proses pembuatan informasi yang relevan yang tersedia bagi stakeholder proyek seperti yang direncanakan.

Hal ini dilakukan di seluruh siklus hidup proyek dan dalam semua proses manajemen. Fokus di sini adalah terutama dalam proses eksekusi, yang mencakup penerapan rencana pengelolaan komunikasi, serta menanggapi permintaan tak terduga untuk informasi.

Distribusi informasi yang efektif mencakup sejumlah teknik termasuk :

• Model Sender-receiver. Feedback loop dan hambatan komunikasi.
• Pilihan media. Situasi spesifik ketika berkomunikasi secara tertulis dibandingkan secara lisan, ketika menulis sebuah memo resmi versus laporan resmi, dan ketika berkomunikasi tatap muka dibandingkan melalui e-mail.
• Gaya Menulis. Aktif versus pasif, struktur kalimat, dan pilihan kata.
• Pertemuan teknik manajemen. Mempersiapkan agenda dan berurusan dengan konflik.
• Teknik Presentasi. Bahasa tubuh dan desain alat bantu visual.
• Teknik fasilitasi. Membangun konsensus dan mengatasi hambatan.

4. Ekspektasi Stakeholder

Mengelola Harapan Stakeholder adalah proses berkomunikasi dan bekerja sama dengan para pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan mereka dan mengatasi masalah yang terjadi.

Mengelola Harapan Stakeholder melibatkan kegiatan komunikasi yang diarahkan kepada stakeholder proyek untuk mempengaruhi ekspektasi mereka, kekhawatiran, dan menyelesaikan masalah

5. Laporan Kerja

Laporan Kinerja adalah proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi kinerja, termasuk laporan status, pengukuran kemajuan, dan prakiraan. Proses pelaporan kinerja melibatkan pengumpulan periodik dan analisis awal terhadap data aktual untuk memahami dan berkomunikasi kemajuan proyek dan kinerja serta untuk meramalkan hasil proyek.

Laporan kinerja perlu memberikan informasi pada tingkat yang sesuai untuk setiap penonton. Format dapat berkisar dari laporan status sederhana untuk laporan lebih rumit. Sebuah laporan Status sederhana mungkin menampilkan informasi kinerja, seperti persen selesai, atau status dashboard untuk setiap wilayah (yaitu, ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas)

Laporan yang mungkin termasuk :

• Analisis kinerja masa lalu,
• Status risiko dan isu-isu,
• Pekerjaan diselesaikan selama periode tersebut,
• Pekerjaan yang harus diselesaikan berikutnya,
• Ringkasan perubahan yang disetujui pada periode tertentu, dan
• Informasi yang relevan lainnya yang harus ditinjau dan dibahas.

Tautan : http://blogs.itb.ac.id/aiceware

Nama : Muhammad Ibnuhajar N

NIM : 10110421

Kelas : IF-10